Mejorar el flujo de trabajo, además de alivio, mejora la eficiencia.
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Es cierto que el concepto “flujo de trabajo”, por lo general, está estrechamente ligado al ámbito empresarial. Ahora, no es menos cierto que los workflows (así se los llama originalmente en inglés) pueden asociarse también a otras áreas de la vida diaria, más allá de lo empresarial. Basta con observar las tareas rutinarias y repetitivas que uno realiza en pos de ser más productivo o eficiente. Amén de que para mejorar la eficiencia se utilice o no un cuadro conceptual, que puede ser de suma utilidad.
Los buenos flujos de trabajo son parte elemental de emprendimientos y negocios que alcanzan lo que se proponen. Ahora, no todas las empresas ponderan su real importancia ni los procesos simples que pueden volverlas más productivas. Al revés: persisten en manejarse con flujos imprácticos y densos.
En tal sentido es importante dejar en el pasado estrategias anticuadas y sistemas incomprensibles por su complejidad. Lo mismo que herramientas vetustas. En este tren es que este artículo se propone repasar tips y herramientas para mejorar tu flujo de trabajo (y así, tu eficacia y productividad; tu trabajo, a fin de cuentas).
Qué es, exactamente, un flujo de trabajo
Primero lo primero. Para mejorar algo, mejor tener bien en claro qué es. Entonces, este concepto remite a las etapas que implican que se lleve a cabo un objetivo bien determinado. Estas etapas incluyen, por lo general, la definición, ejecución y automatización de los procesos que se estipulan para conseguir el objetivo deseado.
Empresarialmente hablando, es la secuencia en la que las tareas son distribuidas entre los miembros de la organización que las lleva a cabo. Siempre, acorde a las reglas estiùladas para proceder.
Algunos tips para mejorar el workflow
Entre las recomendaciones, se destacan:
- Encarar lo más dificultoso en primera instancia. Es normal que uno tenga días cargados y semanas llenas de tareas, con reuniones o deadlines que apremian. Entonces, priorizar puede ser de ayuda. Así, encarar primero lo más complejo será aliviador. Concentrarte en ello puede alivianar lo que resta hacer.
- Descansar. Es cierto que es difícil de imaginar cuando uno está tapado de trabajo. Sucede que tomar descansos despeja la mente y ayuda a mantener el foco. Descansos de media hora, aproximadamente, colaboran con la concentración. Más, en ocasiones, es contraproducente.
- Alejarse del celular. Sí, uno puede utilizarlo para trabajar, pero, también, es una distracción constante. Tomar fotos, responder mensajes, leer las notificaciones de las redes sociales son un viaje de ida a la procrastinación. Alejar el celular o silenciarlo mejora el flujo de trabajo. Se eliminan así posibilidades de distracción. Y la eficacia, pues, aumenta.
- Hacer las cosas de a una. ¡Dígale no al multitasking! Aunque muchas veces es considerado una virtud, es normal que sea uno de los motivos de que la eficiencia vaya en baja. Al encarar una tarea, es mejor terminarla antes de comenzar con otra. Mejor hacer una cosa bien a la vez que muchas y garantizar los resultados.
- Valerse de herramientas ad-hoc. Existen, por suerte, distintas herramientas dedicadas a mejorar los workflows. Contabilizadores de tiempo, organizadores de tareas compartidas o documentos comunes son buenos aportes. Aceptar ayuda, además, es siempre una fortaleza.
Herramientas para mejorar el flujo de trabajo
Algunas muy útiles para optimizar el trabajo son:
- Miro. Su fortaleza radica en la posibilidad de recurrir, por caso, a sus mapas conceptuales. Estos mapas son de gran ayuda a la hora de generar ideas nuevas, a organizar la información y a visualizar conceptos complejos. Ofrece plantillas para crearlos con el impacto visual necesario para hacer más fácil el trabajo. Representan un interesante ahorro de tiempo.
- Agiloft. Su fuerte es que racionaliza procesos para incrementar la eficiencia. Funciona como editor de workflows y motoriza normas de negocio, además de achicar el margen de error.
- Tallify. Buena para seguir una buena cantidad de procesos en simultáneo. Aporta un panel en tiempo real para ello, basado en la nube. Gestiona muchos procesos a la vez con márgenes de error muy pequeños.
Contar con un flujo de trabajo adecuado ayuda a definir todo lo requerido en torno a la organización. Prescindir de ello, más a la corta que a la larga, conspira contra la eficiencia y el control de la actividad laboral.